Trước đây, việc xử lý văn bản đi và đến tốn rất nhiều giấy mục, thời gian và nhân lực, đôi khi còn bị thất lạc ảnh hưởng tiến độ giải quyết công việc. Sau khi áp dụng hệ thống phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, chỉ cần một thao tác trên máy tính các văn bản đi, đến được cập nhật và xử lý trong ngày, lãnh đạo cơ quan kiểm soát được các hồ sơ công việc của cơ quan, việc tìm kiếm hồ sơ rất thuận lợi, đơn giản, nhanh chóng, kịp thời và tiết kiệm.

    Đến nay, 100% phòng ban chuyên môn thành phố và 10 phường đã ứng dụng phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành vao công việc chuyên môn. Để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc việc tiếp nhận và giải quyết văn bản trên môi trường mạng, hằng năm các cơ quan đơn vị ở thành phố đã đầu tư hạ tầng kỹ thuật, máy tính, đường truyền từ đó góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính. Tính từ đầu năm đến nay, thành phố đã phát hành 5.734 văn bản trên hệ thống.

    Tuy nhiên, qua kết quả kiểm tra của Văn phòng HĐND-UBND thành phố việc sử dụng phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành còn một số tồn tại, khó khăn như: Quy trình xử lý văn bản, nhất là quy trình văn bản gửi đi đôi lúc hệ thống xử lý việc lấy thông tin chữ ký số còn chậm. Một số lãnh đạo cấp phường chưa khai thác và phát huy tối đa những tiện ích của phần mềm; số khác sử dụng chưa thường xuyên phần nào ảnh hưởng đến chỉ số cải cách hành chính của thành phố. Đồng chí Lý Bỉnh An – Phó chủ tịch UBND Phường 10, TP. Sóc Trăng cho biết: Lãnh đạo phường đã quán triệt cũng như yêu cầu toàn thể cán bộ công chức hằng ngày mở và xử lý mail điện tử; kiểm tra và báo cáo với lãnh đạo phường các văn bản được gửi đến. Tuy nhiên, thời gian gần đây do tập trung vào công tác phòng, chống dịch Covid-19 nên việc kiểm tra, sử dụng phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành chưa thường xuyên.

(Lãnh đạo UBND phường 10, TP. Sóc Trăng kiểm tra mail)

    Bên cạnh sự tiện lợi, lãnh đạo các phường cho rằng việc sử dụng phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành còn một số bất cập. Theo đồng chí Nguyễn Trung Thảo – Chủ tịch UBND Phường 6, TP. Sóc Trăng: Do văn bản gửi đến trùng lấp nhiều phần nào gây khó khăn cho việc kiểm tra văn bản; kế đó là chỉ phân nhiệm chủ tịch phường ký duyệt văn bản, trong khi đó các phó chủ tịch phụ trách nhiều lĩnh vực nhưng lại không được phân nhiệm ký duyệt. Phường cũng thừa nhận thời gian qua thực hiện chưa tốt việc sử dụng phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, hướng tới sẽ chỉ đạo các bộ phận tăng cường kiểm tra, xử lý công việc trên môi trường mạng.

    Để khắc phục những thiếu yếu vừa qua, UBND TP. Sóc Trăng đã ban hành Quy chế quản lý, sử dụng phầm mềm quản lý văn bản và điều hành, trong đó yêu cầu lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải truy cập từ 30 lượt trở lên trong tháng và sử dụng từ 15 ngày trở lên trong tháng. Bên cạnh, lãnh đạo thành phố cũng đưa vào giao ước thi đua việc ứng dụng công nghệ thông tin để đánh giá chỉ số cải cách hành chính các phường vào cuối năm.

    Đồng chí Châu Kiến Tường - Phó Chủ tịch UBND TP. Sóc Trăng nói: Thời gian qua, chúng ta chỉ khuyến khích, vận động nhưng chưa có giải pháp chế tài do đó các đơn vị, địa phương thực hiện chưa thường xuyên; thời gian tới thành phố quyết liệt hơn trong việc kiểm tra, sẽ có hình thức phê bình, đánh giá đối với những đơn vị thực hiện chưa tốt.

    Qua quá trình triển khai, có thể thấy việc áp dụng phần mền Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đã đem lại nhiều lợi ích, phát phát huy tính ưu việt của hệ thống xử lý văn bản điện tử, hạn chế được việc gửi các văn bản giấy, qua đó tiết kiệm được thời gian, chi phí. Tuy nhiên muốn thực hiện tốt, bên cạnh sự đầu tư của các ngành chuyên môn, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị cần thay đổi cách nghĩ, cách làm chịu khó tìm tòi ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, hướng tới nền hành chính hiện đại./.